المسمى الوظيفي : مسؤول ضبط الوثائق
نوع الوظيفة : دوام كامل (عن بُعد)
الموقع : (مصر / السودان)
القسم : قسم الجودة
الشركة: فاليو إنترناشونال جروب
نبذة عن الوظيفة
تعلن Value International Group، إحدى الشركات الرائدة في مجال الاستشارات الهندسية، عن حاجتها إلى مسؤول ضبط الوثائق (Document Controller) يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والدقة للانضمام إلى إدارة الجودة. سيكون شاغل الوظيفة مسؤولاً عن إدارة دورة حياة الوثائق بالكامل، بما يشمل استلامها، وتسجيلها، ومراجعتها، وتحديثها، وتوزيعها، وأرشفتها، وذلك لضمان سلامة الوثائق، وسهولة الوصول إليها، وسريتها، وامتثالها لمتطلبات نظام إدارة الجودة (QMS) وإجراءات ضبط الوثائق المعتمدة بالشركة.
المسؤوليات الرئيسية
أولاً: إدارة وضبط الوثائق
- إدارة عمليات استلام وتسجيل وتصنيف وتوزيع وتتبع واسترجاع وأرشفة وثائق الشركة والمشاريع.
- المحافظة على سجلات وقواعد بيانات وأنظمة حفظ الوثائق بما يضمن دقتها وسهولة الوصول إليها.
- ضمان تطبيق نظام ترقيم الوثائق، وإدارة الإصدارات والمراجعات، والتأكد من استخدام النسخ المعتمدة فقط.
- إعداد وإصدار نماذج إرسال الوثائق (Document Transmittals) والاحتفاظ بسجلات توزيعها.
- سحب الوثائق الملغاة أو المستبدلة من التداول وضمان حفظها وفقاً لسياسات الاحتفاظ بالوثائق.
- إدارة دورة حياة الوثائق بما يتوافق مع سياسات الشركة الخاصة بالأرشفة والاحتفاظ بالوثائق.
ثانياً: إدارة الجودة والامتثال
- ضمان الالتزام بإجراءات ضبط الوثائق ونظام إدارة الجودة (QMS).
- إدارة الوثائق الخاضعة للرقابة، بما في ذلك السياسات والإجراءات والنماذج وسجلات الجودة.
- مراجعة ترقيم الوثائق وتنسيقها وحالة الإصدارات قبل اعتمادها وتوزيعها.
- دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير الوثائق المطلوبة بصورة دقيقة وكاملة.
- متابعة تحديثات الوثائق والتأكد من إتاحة أحدث الإصدارات المعتمدة لجميع الجهات المعنية.
- المساهمة في تطبيق والتحسين المستمر لإجراءات ضبط الوثائق بما يتوافق مع متطلبات ISO 9001.
ثالثاً: التنسيق والدعم الإداري
- التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان تقديم الوثائق ومراجعتها واعتمادها وتوزيعها في الوقت المحدد.
- متابعة الوثائق المتأخرة أو غير المستلمة مع الجهات المعنية.
- تقديم الدعم والإرشاد للموظفين فيما يتعلق بإجراءات ضبط الوثائق وأفضل الممارسات.
- إدارة أنظمة حفظ الوثائق الإلكترونية والورقية مع ضمان المحافظة على سريتها.
- إعداد التقارير الدورية الخاصة بأنشطة ضبط الوثائق وحالة الوثائق.
رابعاً: التحسين المستمر
- تحديد فرص تطوير وتحسين عمليات ضبط الوثائق ورفع الكفاءة التشغيلية.
- دعم مبادرات التحول الرقمي المتعلقة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
- متابعة مؤشرات الأداء الخاصة بضبط الوثائق (KPIs) وإعداد تقارير الأداء عند الحاجة.
الكفاءات الأساسية
- إدارة الوثائق والسجلات
- نظم إدارة الجودة (QMS)
- التنظيم والتخطيط
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات
- مهارات التواصل والتنسيق
- حل المشكلات
- المحافظة على السرية وأخلاقيات المهنة
المؤهلات والخبرات
- درجة البكالوريوس في الهندسة أو أحد التخصصات الهندسية ذات الصلة.
- خبرة عملية من 2 إلى 5 سنوات في مجال ضبط الوثائق داخل شركات الاستشارات الهندسية أو الإنشاءات أو إدارة المشاريع.
- خبرة في إدارة الرسومات الهندسية والوثائق الفنية وسجلات المشاريع.
- معرفة جيدة بأنظمة إدارة الوثائق مثل Aconex وSharePoint وEDMS أو الأنظمة المماثلة.
- يفضل الإلمام بمتطلبات ISO 9001 وأفضل ممارسات ضبط الوثائق.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel.
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة.
جهة الإشراف
يرفع التقارير إلى : مدير ضمان الجودة ومراقبة الجودة (QA/QC Manager).
بيئة العمل
- العمل ضمن بيئة احترافية في مجال الاستشارات الهندسية.
- التعاون مع فريق عمل متعدد التخصصات.
- بيئة عمل ديناميكية لإدارة مشاريع متعددة.
- ثقافة مؤسسية تعتمد على الجودة، والمسؤولية، والتحسين المستمر، والتطوير المهني.